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办公室6S管理的二十大要素
发布时间:2019-11-26 10:38:02 浏览次数:

  6S管理运用到办公室管理,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,使得员工提高了工作效率;同时置身于优美的办公环境,也有一种美的感受.其中有二十大要素,请佐邦管理咨询为你一一揭秘。
  办公室6S的二十大要素
  1.公独明确
  ①公共的工具(传真机、打印机、复印件等)应统一定位在各部门都方便使用的位置;
  ②清理不要物;
  ③明确管理负责人。
  2.公私区分
  ①清理不要物;
  ②私人用品和办公用品分开放置;
  ③私人用品不宜过多,原则上不超过一个抽屉;
  ④私人用品应放置于抽屉的下方;
  ⑤标识明确:办公用品、常用资料、私人物品;
  ⑥不可出现“杂物”标识。
  3.有名有家
  ①所有的物品都有相对应的位置放置,并加以标记与区分。
  4.OA机管理
  ①清理不要物;
  ②公用的工具(传真机、打印机、复印机等)应统一定位在各部门都使用方便的位置;
  ③明确管理负责人。
  5.框架管理
  ①清理不要物;
  ②各文件、物品必须分层、分类管理;
  标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规范类参考资料、事务管理类、品质管理类、生产计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、国家标准、空白表格....
  ③各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪层。一般轻的物品、文件放上层,重的放下层;
  ④各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置于哪层?一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次;
  ⑤标识明确;
  ⑥定期清扫,保持干净无尘。
  6.资料\物品归位
  ①清理过期的资料;
  ②每册资料都需要有明确的标识;
  1.资料名称
  2.定位标识
  3.管理者标识
  ③每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处;
  ④保持资料干净整齐。
  7.文件管理
  ①建立文件目录文档;
  ②个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文件不做要求;
  ③公司文件要进行文件分类并标识清楚;
  ④公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚并区分管理。
  8.电脑文件
  ①建立电脑文件目录文档;
  ②个人文件与公司文件区分放置,并标识清个人文件不做要求;
  ③公司文件要进行文件分类并标识清楚;
  ④公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚;
  ⑤常用文件的快捷方式;
  ⑥离开时锁住屏幕。
  9.表格管理
  ①部门内有多种表格时,需分类管理;
  ②为了方便查找,建议用不同颜色分开;
  ③为了防止急用时没有的现象,建议有复印提示;
  ④定期清理不用、过期的表格。
  10.桌面整洁
  ①清理不要物;
  ②可定置于桌面的物品为:电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯,并要求定位;
  ③工作时可有需处理的文件资料等置于桌面,但人长时间(0.5H以上)离开时,文件、资料必须归位;
  ④桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”
  ⑤保持桌面清洁。
  11.桌底状态
  ①清理不要物(包括私人鞋物);
  ②文件资料/产品等不可直接置于桌底;
  ③离开座位时,椅子要推近桌子;
  ④保持地面干净。
  12.抽屉状态
  ①不要物的清理
  ②办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置;
  ③一个抽屉内有几种物品时,想办法将物品固定,避免来回开关抽屉时物品乱动;
  ④标识清楚;
  ⑤定期清理,保持干净无尘。
  13.物品定位
  说明:需定位的地面物品:碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品;定位线宽2CM左右,两边长12CM,隔实物1CM贴附,以免磨损,当物品靠墙时,只需定外侧;
  目的:提醒归位。
  14.线束整理
  ①电源线不可直接拖在地上。
  ②绕成大概15~20CM长,用扎带或套纽固定两端;
  ③或将线束嵌入套管,露出部分用扎带固定;(不可给其他操作、动作造成障碍);
  ④插头标识清楚;
  ⑤电源排插应固定。
  15.开关标识
  ①保持干净;
  ②功能完好;
  ③控制区域/功能明确。
  16.张贴管理
  ①明确管理责任人;
  ②运转状态目视管理;
  ③确保功能完好。
  17.空调状态
  ①清理过期的张贴物;
  ②所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域
  ③公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上,不可随处有张贴现象;
  ④工作台需要的张贴物(备忘录等)不可随意贴,要求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料;
  ⑤明示标识岗位、职责;
  ⑥保持张贴物的清洁。
  18.看板管理
  内容:
  通告/公告栏
  学习园地(初期可以展示6S基础知识)
  人员去向管理
  轮值管理
  6S责任区域布局图
  6S日常点检表
  19.会议管理
  ①“不要物”清理;
  ②会议室标识;
  ③使用状态标识;
  ④预约管理;
  ⑤会议要求;
  会议室悬挂物
  如:公司方针、环境方针、产品介绍、地图……
  *要求:大小、高度尽量一致
  会议室温馨提示
  *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等
  *请带走会议后多余物。
  20.安全消防
  ①定位标识明确;
  ②明确责任人;
  ③日常点检。
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